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マイナンバーの取扱を社内に周知しましょう

目次
10月以降、マインバーが国民ひとりひとりに通知されます。その前(9月中)に、社内に周知しておきたいことがあります。 また、来年1月の制度の施行に備えて、準備しておきたい事項もあります。
9月中に全従業員に伝えること
マイナンバーの通知が開始される10月までに、全従業員(パート・アルバイトを含む)に次ぎのことを伝えてください。
  1. 平成27年10月以降、住民票記載の住所地にマイナンバーが記載された「通知カード」が簡易書留で届くこと。 マイナンバーの「通知カード」、「個人番号カードの申請書と返信用封筒」、「マイナンバーの説明書類」が同封で届きます。
  2. 源泉徴収や社会保険関係の事務のために、会社から従業員にマイナンバーの提供を求めること、
  3. 「通知カード」や「個人番号カード」は、家族の分を含め、紛失しないように大切に保管すること。
  4. 自分や家族のマイナンバーを法令で必要となる事務以外で他人に知らせないこと。
自社のマイナンバールールを決める
企業は、税や社会保険の事務手続きにおいてマイナンバーを取り扱うことになります。 マイナンバーへの対応について、情報漏えいや不正利用を防止するため、社内での取り扱いルールを決め、従業員に周知しましょう。 具体的には、次のような対応が必要となります。

①マイナンバーの取扱担当者を決定し、管理責任者(社長等)に報告する体制を整えます。

③マイナンバーが、記載された書面や入力された給与システムなどには、取扱担当者以外が触れることのないようにします。 (業務に関係のない従業員の目に触れないこと)

④マイナンバーを書面で収集した場合には、施錠可能なキャビネットなどに保管します。(鍵の管理者も決めること。)

⑤法令で定められた目的以外で「通知カード」や「個人番号カード」のコピーやマイナンバーのメモをとられないこと。 (マイナンバーを法令で定められた事務以外で取得することはできません。)

⑥マイナンバーが記載された書面を机の上に放置したり、(置き忘れ)ごみ箱に捨てたりしないこと。 (ルールに基づいて廃棄する

⑦給与計算システムなどの業務システムは、利用権限(ユーザーIDやパスワード)を設定します。

⑧インターネットにつながっているパソコンで作業を行う場合には、ウイルス対策ソフトを導入し、 自動更新機能を活用し常に最新の状態にしておきます。

⑨マイナンバーの入力作業などを行うパソコンについて、情報漏えい(覗き見)の防止のために設置場所等を工夫します。 (人の出入りが少ない場所で使用する、作業場所を間仕切りで区分する、など)

⑩マイナンバーは、法令で定められた利用目的以外で保管しないこと。

⑪マイナンバーが記載された書面、入力されたデータの廃棄方法を決めておきます。 (「パソコン等で入力されたものは、その情報を削除する」、「書面に記載されたものは、読み取れないようにシュレッダー等で断裁する」など)

以上のようなルールを、業務マニュアル、社内規定に盛り込み、従業員に周知してください。
マイナンバー対応点検チェックリスト
  1. マイナンバーの事務取扱担当者・責任者を決めましたか?

  2. マイナンバーを取り扱う業務(源泉徴収票作成など)を把握できていますか?

  3. 業務ごとに、マイナンバーを取得する時期や方法、本人確認の方法を決めましたか?

  4. マイナンバーが記載された書類の保険方法を決めましたか?

  5. マイナンバーが記載された勝利の廃棄方法を決めましたか?

  6. マイナンバーの利用目的や禁止事項を全従業員に説明し、周知しましたか?

  7. 利用している給与計算ソフトが、マイナンバーを暗号化して保存する機能があるなど、安全管理に対応しているか確認しましたか?