マイナンバーの取扱を社内に周知しましょう - その他のコラム | 冨永正見税理士事務所

9月中に全従業員に伝えること

マイナンバーの通知が開始される10月までに、全従業員（パート・アルバイトを含む）に次のことを伝えてください。

1. 平成27年10月以降、住民票記載の住所地にマイナンバーが記載された「通知カード」が簡易書留で届くこと。 マイナンバーの「通知カード」、「個人番号カードの申請書と返信用封筒」、「マイナンバーの説明書類」が同封で届きます。
2. 源泉徴収や社会保険関係の事務のために、会社から従業員にマイナンバーの提供を求めること
3. 「通知カード」や「個人番号カード」は、家族の分を含め、紛失しないように大切に保管すること。
4. 自分や家族のマイナンバーを法令で必要となる事務以外で他人に知らせないこと。

自社のマイナンバールールを決める

企業は、税や社会保険の事務手続きにおいてマイナンバーを取り扱うことになります。 マイナンバーへの対応について、情報漏えいや不正利用を防止するため、社内での取り扱いルールを決め、従業員に周知しましょう。 具体的には、次のような対応が必要となります。

1. マイナンバーの取扱担当者を決定し、管理責任者（社長等）に報告する体制を整えます。
2. マイナンバーが、記載された書面や入力された給与システムなどには、取扱担当者以外が触れることのないようにします。 （業務に関係のない従業員の目に触れないこと）
3. マイナンバーを書面で収集した場合には、施錠可能なキャビネットなどに保管します。（鍵の管理者も決めること。）
4. 法令で定められた目的以外で「通知カード」や「個人番号カード」のコピーやマイナンバーのメモをとられないこと。 （マイナンバーを法令で定められた事務以外で取得することはできません。）
5. マイナンバーが記載された書面を机の上に放置したり、（置き忘れ）ごみ箱に捨てたりしないこと。 （ルールに基づいて廃棄する）
6. 給与計算システムなどの業務システムは、利用権限（ユーザーＩＤやパスワード）を設定します。
7. インターネットにつながっているパソコンで作業を行う場合には、ウイルス対策ソフトを導入し、 自動更新機能を活用し常に最新の状態にしておきます。
8. マイナンバーの入力作業などを行うパソコンについて、情報漏えい（覗き見）の防止のために設置場所等を工夫します。 （人の出入りが少ない場所で使用する、作業場所を間仕切りで区分する、など）
9. マイナンバーは、法令で定められた利用目的以外で保管しないこと。
10. マイナンバーが記載された書面、入力されたデータの廃棄方法を決めておきます。 （「パソコン等で入力されたものは、その情報を削除する」、「書面に記載されたものは、読み取れないようにシュレッダー等で断裁する」など）

以上のようなルールを、業務マニュアル、社内規定に盛り込み、従業員に周知してください。

マイナンバー対応点検チェックリスト

1. マイナンバーの事務取扱担当者・責任者を決めましたか？
2. マイナンバーを取り扱う業務（源泉徴収票作成など）を把握できていますか？
3. 業務ごとに、マイナンバーを取得する時期や方法、本人確認の方法を決めましたか？
4. マイナンバーが記載された書類の保険方法を決めましたか？
5. マイナンバーが記載された勝利の廃棄方法を決めましたか？
6. マイナンバーの利用目的や禁止事項を全従業員に説明し、周知しましたか？
7. 利用している給与計算ソフトが、マイナンバーを暗号化して保存する機能があるなど、安全管理に対応しているか確認しましたか？