税金・社会保険の事務にマイナンバーが必要になります - その他のコラム | 冨永正見税理士事務所

民間企業もマイナンバーを扱います

会社は、従業員の健康保険・厚生年金の加入手続きを行ったり、 従業員の給料から源泉徴収を行って税金を納めたりしています。 また、外部の方に講演や原稿の執筆を依頼し、報酬を支払う場合、報酬から税金の源泉徴収を行い、支払調書を作成しています。 マイナンバー制度が開始されると、会社はこれらの書類にマイナンバーを記載する必要があります。 そのため、会社では次のような対応が必要になります。

1. 従業員等からマイナンバーの提供を受ける

従業員（その扶養家族を含む）から、 マイナンバーを記載した「扶養控除等（異動）申告書」を提供してもらうなど、 マイナンバーを提示してもらい、本人確認を行う必要があります。 同様に、外部の方からも支払調書等の作成のためにマイナンバーを提示してもらい、本人確認を行います。 なお従業員には正社員だけでなく、パート・アルバイトも含まれます。

2. マイナンバーを記載・提供する

会社は、源泉徴収票や支払調書、社会保険の資格届などの作成にあたり、従業員等から提供されたマイナンバーを記載します。 会計事務所などに源泉徴収票の作成・提示を委託している場合には、マイナンバーを提供します。

3. マイナンバーの保管管理を徹底する

従業員から提供されたマイナンバーは、書類作成に備え、書面やデータ等により収集・保管することができます。 但し、マイナンバーを利用する目的以外 の収集・保管はできません。保管期間が過ぎたなど、利用する可能性が無くなったマイナンバーは破棄します。 マイナンバーの漏洩、滅失・毀損等には罰則規定がありますので、 厳重な管理が要求されます。

また、他人のマイナンバーを収集・保管したり書類にマイナンバーを記載する事業者を 「個人番号関係事務実施者」といいます。「個人番号関係事務実施者」である企業等には、 規模の大小を問わず、以下の責務・制限が課せられます。

1. 番号法 ^[1] に定められた場合以外の目的での、マイナンバーの利用・提供・収集・保管を禁止
2. マイナンバーの漏洩、滅失または毀損の防止その他マイナンバーの適切な管理のための必要な措置をとること

マイナンバーを含む個人情報は「特定個人情報」と定義されており、 一般の個人情報よりも厳格な取り扱いが要求されています(番号法2条8項)。 マイナンバーの不正提供や盗用などに対する罰則は、通常の個人情報に比べると格段に重くなっています。 さらに、従業員がマイナンバーの不正提供や盗用を行った場合は、その使用者に対しても罰金刑が課される刑罰規定が設けられています。

制度開始までに準備が必要なこと

マイナンバー制度が始まるまでに、各企業では、次のような準備が必要になります。

• 人事・給与などのシステムの導入や改修
• 従業員への研修や社内規程の作成
• 個人情報の安全管理措置の検討

従業員に周知すべきこと

平成27年10月から、国人一人ひとりにマイナンバーが記載された 「通知カード」が簡易書留で届きます。 それまでに、以下の点について従業員に周知しておきましょう。

1. 平成27年10月から、通知カードが届くこと

「通知カード」は、住所宛（住民票に記載の住所）に簡易書留で届きます。 住所変更をしている場合は、必ず新住所を市町村に届け出ておいてください。

2. 届いた通知カードを絶対に紛失しないこと

「通知」カードは、勤務先等へのマイナンバーの提供時の本人確認のために必要 なものであり、また「個人番号カード」 ^[2]の公布を受けるために必要なものですから、 絶対に紛失しないように管理して下さい。 「個人番号カード」は、平成28年1月以降、市町村で申請手続きをして発行してもらうことができます。

3. マイナンバーは他人に教えないこと

社会保障や税の手続きで行政機関や勤務先に提示する以外は、 「通知カード」に記載されたマイナンバーを絶対に他人に教えないで下さい。

4. 書類提出の際、マイナンバーの記載が必要になること

平成28年1月以降、税務や社会保険関係の書類を会社に提出する際には、 従業員本人とその扶養家族のマイナンバーを記載する必要があります。